Obrigações do primeiro ano de uma LTDA: guias, declarações e prazos
Calendário das obrigações da LTDA no primeiro ano: DAS ou guias do lucro presumido, declarações mensais e anuais, pró-labore, eSocial e como evitar multas.
No primeiro ano, uma LTDA precisa pagar os tributos do regime escolhido, entregar as declarações mensais e anuais, manter a escrituração contábil, recolher a contribuição dos sócios que recebem pró-labore e emitir notas fiscais corretamente, tudo com datas fixas. No Simples Nacional, o centro da rotina é a apuração mensal (PGDAS-D) e o pagamento do DAS, normalmente até o dia 20 do mês seguinte, e a declaração anual DEFIS. No lucro presumido, há mais guias e declarações. Este guia organiza o calendário e explica como não perder prazos.
Obrigações comuns a qualquer regime
| Obrigação | Frequência | Observação |
|---|---|---|
| Emissão de notas fiscais | A cada operação | Serviços e mercadorias seguem regras distintas |
| Escrituração contábil | Contínua | Feita pelo contador |
| Pró-labore dos sócios administradores | Mensal | Com contribuição ao INSS |
| Guarda de documentos | Contínua | Comprovantes e contratos |
| Atualização cadastral | Quando houver mudança | Endereço, sócios, atividades |
| Renovação de certificado digital | Conforme validade | Evita interromper emissão de notas |
No Simples Nacional
- Apuração mensal pelo PGDAS-D, no Portal do Simples Nacional, informando a receita do mês.
- Pagamento do DAS, em regra até o dia 20 do mês seguinte ao da receita.
- DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais), anual, com entrega em geral até 31 de março do ano seguinte.
- eSocial e DCTFWeb, quando houver empregados ou pró-labore, nos prazos próprios.
- Obrigações acessórias municipais e estaduais, conforme a localidade.
O Simples dispensa a empresa de parte da escrituração fiscal complexa, mas não da contabilidade. Mesmo sem receita no mês, a declaração (PGDAS-D) deve ser feita, com valor zerado. Veja a comparação dos regimes no guia sobre Simples Nacional e lucro presumido.
No lucro presumido
A apuração de IRPJ e CSLL é trimestral, e PIS e COFINS são mensais. Além das guias, há declarações como a DCTFWeb, o eSocial, a EFD-Contribuições em certos casos, a ECF anual (Escrituração Contábil Fiscal) e, conforme o enquadramento, a ECD (Escrituração Contábil Digital). Isso gera mais trabalho para o contador e, normalmente, honorário maior. Os prazos exatos e a obrigatoriedade de cada declaração são definidos pela Receita Federal e mudam com instruções normativas, então confirme o calendário do ano com o contador.
Pró-labore e INSS do sócio
Se algum sócio atua na administração, precisa receber pró-labore e recolher contribuição previdenciária. O contador emite a guia e o recibo. Sem pró-labore, o sócio fica sem cobertura previdenciária pela empresa, e o fisco pode questionar. A relação entre pró-labore e lucros está no guia sobre pró-labore e distribuição de lucros.
Empregados e eSocial
Ao contratar o primeiro empregado, a empresa passa a ter obrigações trabalhistas e previdenciárias: registro, FGTS, folha, férias, 13º e recolhimentos pelo eSocial. Mesmo sem empregados, o eSocial pode ser exigido por conta do pró-labore, conforme as regras do regime. Antes de contratar, peça ao contador uma estimativa do custo total, que costuma ser bem maior do que o salário.
Calendário sugerido para o primeiro ano
- Mês de abertura: conferir CNPJ, inscrições, opção pelo regime e alvará.
- Todo mês: organizar notas, enviar ao contador, pagar o DAS ou guias, pagar pró-labore e INSS.
- Janeiro: conferir o regime do ano e atualizar tabelas.
- Março: entrega da DEFIS, para empresas do Simples Nacional.
- Ao longo do ano: renovar certificado digital e licenças que vencem.
Exemplo ilustrativo de rotina mensal
A empresa fatura R$ 12.000 em um mês. Até o dia 5 do mês seguinte, o responsável envia as notas ao contador. O contador faz a apuração, informa a alíquota efetiva e gera o DAS. A empresa paga até o dia 20. Em paralelo, paga o pró-labore, a guia de INSS e eventuais salários. Os números aqui são hipotéticos, e a data de envio das notas depende do combinado com o contador.
Como evitar multas
- Estabeleça uma data fixa para enviar documentos ao contador.
- Use débito automático ou alertas para o DAS e para as guias.
- Peça ao contador o calendário anual por escrito.
- Confirme que o contador entregou as declarações, pedindo o recibo.
- Guarde as senhas e acessos aos portais, em seu nome.
Multas por atraso incidem sobre o valor devido, com juros pela taxa Selic, e há multa específica por atraso de declaração. Valores e percentuais constam nas normas da Receita Federal.
O que fazer em caso de atraso
Calcule o valor atualizado pela ferramenta oficial, pague a guia atualizada e entregue a declaração em atraso. Se houver parcelas ou débitos antigos, consulte as regras de parcelamento do Simples Nacional ou da Receita Federal. Quando há dúvida sobre valores, procure o contador.
Perguntas frequentes
Em que dia vence o DAS?
Em regra, até o dia 20 do mês seguinte. Se cair em dia não útil, o vencimento segue a regra do calendário oficial. Confirme no Portal do Simples Nacional.
Empresa sem faturamento precisa declarar?
Sim. A declaração mensal e a anual devem ser entregues, mesmo sem movimento.
O que é DEFIS?
É a declaração anual do Simples Nacional, com informações socioeconômicas e fiscais da empresa.
Preciso do eSocial se não tenho empregados?
Depende do regime e da situação, pois o pró-labore pode gerar obrigação. Pergunte ao contador.
Fontes oficiais
- Portal do Simples Nacional — PGDAS-D, DAS e DEFIS
- Receita Federal — obrigações acessórias e calendário de tributos
- eSocial — obrigações trabalhistas e previdenciárias
